Neuen Benutzer innerhalb der DOCBOX anlegen

Bitte beachten Sie, dass Sie diese Anleitung nur ausführen können, wenn Sie noch ausreichend freie User Lizenzen innerhalb der DOCBOX haben. Sollte für den neuen Benutzer eine Lizenzerweiterung der DOCBOX stattfinden müssen, so kontaktieren Sie bitte Ihren DOCBOX Fachhandelspartner bzw. Deeken.Technology GmbH, sofern wir dies bei Ihnen sind.

In dieser Anleitung geht es um die Neuanlage von Benutzern innerhalb der DOCBOX. Wir gehen in dieser Anleitung davon aus, dass wir Berechtigungen eines anderen Benutzers übernehmen möchten.

1. Melden Sie sich in der DOCBOX an und navigieren Sie in die Admin Oberfläche -> Benutzer & Gruppen -> Benutzer
   

   

   
   
2. Anschließend empfehlen wir einen passenden Benutzer zu suchen, der bereits die gleichen Rechte besitzt, die die neue Person haben soll.
   Wir vergeben Berechtigungen wenn möglich nur auf Gruppenebene. Einem neuen Benutzer muss dann beim hinzufügen nur den passenden Gruppen hinzugewiesen werden und erhält so alle passenden Berechtigungen und Workflow Aufgaben.
   

   

   
   
3. Die aktuell zugeordneten Gruppen merken wir uns und klicken anschließend oben links im Menü auf +
   

   

   
   
4. Anschließend füllen wir die Stammdaten des neuen Benutzers aus und weisen dem neuen Benutzer die passenden Gruppen für die Berechtigungen zu:
   
   - Typ: Vollbenutzer oder Lesebenutzer (Lesebenutzer kosten deutlich weniger als Vollbenutzer, können aber keine Aktionen innerhalb der DOCBOX ausführen.
   - Passcode: Der Benutzer erhält zum Login jedes Mal nach dem eingeben des Passworts eine Mail (2-Faktor)
   - Maximale Anzahl der App Tokens: Hier wird die maximale Anzahl an zusätzlichen Apps hinterlegt, die der Benutzer nutzen darf. Hierzu zählt kein Browser auf dem Computer, sondern z.B. ein Smartphone oder Tablet mit installierter DOCBOX APP.
   
   
   

   

   
   
5. Nach dem speichern kann sich der neue Benutzer anmelden.

Ein neuer User kann durchaus innerhalb der DOCBOX Berechtigungen heikel sein. Wir empfehlen unbedingt, dass Sie sich selbst einmal mit den Zugangsdaten des neuen Benutzers einloggen um selbst zu prüfen ob alle Berechtigungen korrekt gesetzt sind und der Benutzer nicht zu viele Rechte erhalten hat.