2025-01 - Umstellung Auf E-Rechnung – Kundeninformation

Update vom 18.01.2026: Unterhalb dieser Informationen finden Sie weitere Anleitungen für den Umgang mit einer E-Rechnung.

Wie bereits im letzten Jahr mit jeder Rechnungszustellung angekündigt, haben wir die Umstellung auf den Versand von E-Rechnungen nun technisch vollständig umgesetzt. Mehrere Kunden hatten uns in den vergangenen Monaten mitgeteilt, dass sie künftig E-Rechnungen erhalten möchten – diesem Wunsch kommen wir nun nach.

Was bedeutet E-Rechnung?

An dieser Stelle möchten wir ausdrücklich darauf hinweisen, dass eine E-Rechnung nicht bedeutet, dass eine Rechnung lediglich als PDF per E-Mail oder statt per Post versendet wird.

Eine E-Rechnung ist eine strukturierte elektronische Rechnung, z. B. im Format:

XRechnung oder
ZUGFeRD

Diese Formate enthalten maschinenlesbare XML-Daten, die eine automatisierte Verarbeitung in Buchhaltungs- und DMS-Systemen ermöglichen.

Aktuelle gesetzliche Vorgaben zur E-Rechnung

Die gesetzliche Lage stellt sich derzeit wie folgt dar:

Ab 01.01.2025
Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Dies gilt auch für Kleinunternehmer und umfasst sämtliche B2B-Umsätze.
Bis 31.12.2026
Papierrechnungen oder Rechnungen im alten elektronischen Format (z. B. PDF ohne strukturierte Daten) sind weiterhin zulässig, sofern der Empfänger zustimmt.
Ab 01.01.2027
Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von über 800.000 € im Vorjahr sind verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen.
Ab 01.01.2028
Die vollständige Pflicht zur Ausstellung und zum Empfang von E-Rechnungen nach den neuen Standards (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) gilt für alle Unternehmen.

Warum wir uns für die XRechnung entschieden haben

Die technische Umstellung wurde durch SAP begleitet und gemeinsam umgesetzt. Als Rechnungsformat haben wir uns bewusst für die XRechnung entschieden.

Gründe hierfür sind unter anderem:

EU-weite Anerkennung (nicht nur national gültig)
Verpflichtender Standard im Behördenumfeld
Geringere Dateigrößen gegenüber ZUGFeRD
Schnellere und effizientere Verarbeitung in der Buchhaltung

ZUGFeRD-Rechnungen werden von Behörden nicht berücksichtigt, während die XRechnung hier der verbindliche Standard ist.

In vielen Abrechnungssystemen kann das Rechnungsformat pro Kunde individuell gewählt werden. Aufgrund der Komplexität unserer SAP-Umgebung ist dies bei uns derzeit nicht ohne Weiteres möglich. Daher mussten wir uns für ein einheitliches Format entscheiden – die XRechnung deckt hierbei alle Kundenanforderungen zuverlässig ab.

Aktuelle Rückmeldungen unserer Kunden

Neben viel positiver Resonanz haben uns einige Kunden darauf hingewiesen, dass sie XRechnungen derzeit noch nicht direkt verarbeiten oder lesen können, da intern noch keine technischen Anpassungen vorgenommen wurden.

Dies hat uns etwas überrascht, da wir selbst bereits von mehreren Lieferanten E-Rechnungen erhalten. Offenbar ist das Thema E-Rechnung jedoch noch nicht in allen Unternehmen vollständig angekommen.

Unsere Lösung für Sie

Um Ihnen den Übergang zu erleichtern, versenden wir zusätzlich zur E-Rechnung einen Link, über den Sie die Rechnung in einer grafisch aufbereiteten, gut lesbaren Ansicht einsehen können.

Damit ist folgendes möglich:

Übersichtliche Ansicht der Rechnung über den Link
Gleichzeitige GoBD-konforme Archivierung der XML-Datei (z. B. in DATEV oder anderer Buchhaltungssoftware)

Kunden, die unsere DOCBOX DMS-Lösung einsetzen, haben im Übrigen keinerlei Einschränkungen – moderne DMS-Systeme verarbeiten E-Rechnungen bereits heute problemlos.

PDF-Rechnung – Übergangslösung

Aktuell prüfen wir gemeinsam mit SAP, ob wir zusätzlich zur XRechnung auch weiterhin eine klassische PDF-Rechnung automatisiert mitsenden können. Ob und in welcher Form dies technisch umgesetzt wird, befindet sich derzeit in Klärung.

Übergangsweise können wir Ihnen die PDF-Rechnung weiterhin manuell zur Verfügung stellen:

Bitte senden Sie hierzu eine kurze E-Mail an
accounting@deeken-technology.de

Frau Ostendorf wird Ihnen den Beleg anschließend noch einmal im bisherigen PDF-Format zusenden.

Fazit

Unser Ziel ist es, kurzfristig für alle Kunden eine praktikable Lösung zu finden und gleichzeitig langfristig rechtskonform, zukunftssicher und GoBD-konform aufgestellt zu sein.

Vielen Dank für Ihr Verständnis und Ihre Unterstützung bei der Umstellung auf die E-Rechnung.

Häufig gestellte Fragen

Wie kann ich eine E-Rechnung öffnen?

Zum öffnen der E-Rechnung empfehlen wir die Installation des Quba Viewers. Diesen können Sie hier kostenfrei herunterladen. Die entsprechende Videoanleitung hierzu finden Sie hier.
Alternativ können Sie auch die Webseite des Finanzamts nutzen um ohne Installation einer Software die E-Rechnung öffnen zu können. Die Seite können Sie hier aufrufen: https://www.elster.de/eportal/e-rechnung